Office 365 Online Arşiv Özelliğini Aktif Etme
Günümüz iş dünyasında, e-posta iletişimi kritik bir rol oynamaktadır. Bu nedenle, e-postaların güvenli ve düzenli bir şekilde saklanması büyük önem taşır. Office 365 Exchange Online Arşiv, bu ihtiyacı karşılamak üzere geliştirilmiş yenilikçi bir çözümdür. Bu hizmet, kullanıcıların e-postalarını bulut tabanlı bir ortamda güvenle saklamalarını sağlar. Böylece, hem veri kaybı riski minimize edilir hem de e-postalarınıza her yerden ve her cihazdan kolayca erişim imkanı sunulur. Bu yazıda, Office 365 Exchange Online Arşiv’in sunduğu avantajları ve kullanım kolaylıklarını detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.
Kullanım Kolaylıkları
- Erişilebilirlik: Exchange Online Arşiv, internet bağlantısı olan her yerden erişilebilir. Bu, mobil çalışanlar veya uzaktan çalışanlar için ideal ve pratiktir.
- Depolama Yönetimi: Kullanıcının cihazında hiçbir veri depolanmaz, bu da yerel disk alanından tasarruf sağlar.
- Ayrı Posta Kutusu: Online Arşiv, kullanıcının ana posta kutusundan bağımsız olarak çalışır ve organizasyonel e-posta yükünü azaltır.
- Otomatik Arşivleme: Exchange ve Office 365 paketlerinde otomatik arşiv özelliğini aktif edebilmek için belirli kurallar yazılabilir. Bu, kullanıcıların e-postalarını belirli süre aralıklarında otomatik olarak arşivlemelerini sağlar.
- Sınırsız Arşiv Boyutu: Özellikle Plan 2’de, kullanıcı başına sınırsız arşiv boyutu sunulur. Bu, uzun vadeli veri saklama ve yasal gereksinimlere uygunluk açısından büyük avantaj sağlar.
- Ücretsiz: Tüm Online planlarda 50 GB online arşiv özelliği ücretsiz olarak gelmektedir.
Office 365 Online Arşiv özelliği kullanıcıların maillerini belirlenen süre sonunda otomatik olarak arşiv klasörüne atmaktadır. Örn: oluşturduğunuz politikada 2 yıl ve öncesi mailleri arşive ekle seçili ise günümüzden tam olarak 720 gün öceki mailleri otomatik olarak Online arşive aktaracaktır. Buradaki kural tüm klasörler için geçerlidir.
Kullanıcıların mail boyutu bu arşivleme sayesinde azalırken, aynı oranda arşivde artmaktadır.
Burada dikkat edilmesi gereken konu ise bu özelliği kesinlikle mail yedekleme ile karıştırılmaması gerekmektedir.
Online arşiv özelliğini kullanıcılarda varsayılan olarak kapalı gelmektedir. Bunu aktif etmek için aşağıdaki adımları uygulamamız gerekmektedir.
İlk olarak aşağıdaki sayfaya gidilir.
Sırası ile yukarıdaki adımlar izlenir.
Karşımıza gelen ekranda daha önceden default olarak oluşturulan “tags” ler bulunmaktadır. Buradaki kısımda kullanıcıların maillerinin ne kadar süre sonunda otomatik arşivleneceğini belirleyeceğimiz ayarlar açılmaktadır.
“New tag” seçerek ayarlar menüsü açıyorum
“Tag” ismini belirledikten sonra “Next” ile devam ediyorum
“Define how the tag will be applied” kısmında ise “Automatically to entire mailbox (default)” seçerek devam ediyorum
Tüm ayarları belirleyeceğimiz kısım burası. Bu ekranda maillerimizi kaç gün öncesine arşivleyeceğimiz seçiyoruz.
Özet ekranında ayarlarımızı kontrol ettikten sonra “Submit” diyerek bitiriyoruz.
Bir sonraki işlemde ise oluşturduğumuz “Tag”i politika olarak ekleyeceğiz. Bunun için “MRM Retention policies” kısmına gelerek “New Policy” seçiyoruz.
Öncelikle kuralımıza isim verip “Add tag” kısmından oluşturduğumuz “tag” seçip “Add” diyoruz.
Ayarlarımızı kontrol ettikten sonra “Submit” diyerek kuralımızı oluşturuyoruz.
Bu kısımdan sonra bu kuralı kullanıcıya eklememiz gerekecek. Bunun için aşağıdaki linke tıklayarak “Exchange” yönetim bölümüne gidiyoruz.
https://admin.exchange.microsoft.com
Policy uygulanacak kullanıcı “Users” altından seçilir ve sırası ile “Mailbox” ve “Retention Policy” seçilir.
Açılan pencerede “Retention Policy” altından daha önceden oluşturduğumuz arşiv policy seçilerek “Save” seçilir. Böylelikle kullanıcıya kural atanmış olur.
Kullanıcıda arşiv özelliğini aktif etmemiz gerekmektedir. Burada aynı pencere içerisinde aşağıdaki adımları uygulamamız gerekmektedir.
“Others” altında “Mailbox archive” altından “ Manage mailbox archive” seçilerek Arşiv özelliği aktif edilir ve kaydedilir.
Bu işlemin süresi kullanıcılarda aktif olması değişiklik göstermektedir. Bu nedenle online arşivin oluşup çalışması biraz zaman alabilmektedir.
NOT: Office 365 online arşiv sadece Outlook ve Web üzerinden görünmektedir. Cep telefonlarından görünmemektedir.
NOT2: Outlook’larda mail kurulumunda varsayılan olarak 1 yıllık mailler indirilmektedir. Siz 1 yıldan daha uzun bir arşiv politikası oluşturduysanız kullanıcı bunu göremeyebilir. Bu süreyi Outlook ayarlarından düzeltmeniz gerekmektedir.
